Khi chuẩn bị khai trương, chạy chương trình khuyến mãi, tham gia hội chợ hoặc cần bổ sung gấp ấn phẩm bán hàng, nhiều shop và doanh nghiệp thường rơi vào tình huống “file đã có nhưng chưa biết nên in ở đâu để kịp tiến độ”.
Tại TP.HCM có khá nhiều đơn vị nhận in nhanh, tuy nhiên thời gian hoàn thành chỉ là một phần của bài toán. Một đơn hàng thực sự hiệu quả còn phụ thuộc vào khả năng kiểm tra file, lựa chọn vật liệu, đáp ứng số lượng, chất lượng màu sắc và các công đoạn gia công sau in.
Dưới đây là 7 tiêu chí nên kiểm tra trước khi lựa chọn xưởng in.
1. Xưởng có kiểm tra file trước khi in hay không?
Một file nhìn đẹp trên màn hình chưa chắc đã phù hợp để đưa thẳng vào sản xuất.
Các lỗi thường gặp gồm hình ảnh có độ phân giải thấp, font chữ chưa được xử lý, kích thước thành phẩm chưa đúng, thiếu phần tràn lề hoặc thiết lập màu chưa phù hợp. Nếu những lỗi này chỉ được phát hiện sau khi in, khách hàng có thể phải chỉnh lại file và sản xuất lại.
Vì vậy, khi cần in nhanh tại TP.HCM, nên ưu tiên đơn vị có bước kiểm tra file trước khi chạy máy.
Đối với đơn hàng gấp, bước này càng quan trọng. Việc dành thêm thời gian kiểm tra ngay từ đầu thường hiệu quả hơn nhiều so với việc cố gắng in thật nhanh rồi phát hiện sai sót ở thành phẩm.
2. Có phù hợp với đơn hàng số lượng ít không?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần in hàng nghìn sản phẩm cùng lúc.
Một cửa hàng mới có thể chỉ cần vài chục catalogue để gặp khách. Một chương trình marketing ngắn hạn có thể chỉ cần một lượng voucher nhất định. Một doanh nghiệp cũng có thể muốn in thử trước khi quyết định sản xuất số lượng lớn.
Trong những trường hợp này, nên tìm xưởng có khả năng xử lý tốt đơn hàng số lượng ít.
In đúng số lượng cần sử dụng giúp doanh nghiệp hạn chế tồn kho, tránh lãng phí khi thay đổi giá bán, thông tin liên hệ, thiết kế hoặc chương trình khuyến mãi.
Đây cũng là một trong những ưu điểm đáng chú ý của công nghệ in kỹ thuật số đối với các đơn hàng cần sự linh hoạt.
3. Có đủ lựa chọn giấy và vật liệu cho từng mục đích?
Chất lượng một sản phẩm in không chỉ phụ thuộc vào máy in.
Cùng một thiết kế nhưng khi đặt trên những loại giấy khác nhau, cảm nhận về màu sắc, độ cứng và hình ảnh thương hiệu cũng có thể khác đáng kể.
Ví dụ, namecard cần độ cứng phù hợp để cầm chắc tay; brochure cần loại giấy thuận tiện cho việc gấp và đọc nội dung; voucher cần cân đối giữa hình thức và chi phí; còn tem nhãn phải lựa chọn vật liệu dựa trên bề mặt dán và môi trường sử dụng.
Do đó, thay vì chỉ hỏi “in cái này bao nhiêu tiền?”, khách hàng nên cung cấp thêm mục đích sử dụng để xưởng tư vấn quy cách phù hợp.
Một xưởng in tốt không nhất thiết phải đề xuất loại vật liệu đắt nhất mà nên đưa ra phương án phù hợp với sản phẩm và ngân sách thực tế.
4. Tiến độ phải được xác nhận theo đúng quy cách đơn hàng
Hai đơn cùng có 500 sản phẩm chưa chắc có thời gian hoàn thành giống nhau.
Một đơn chỉ cần in và cắt thẳng thường đơn giản hơn một đơn phải cán màng, cấn gấp, bế hình hoặc thực hiện nhiều công đoạn hoàn thiện.
Vì vậy, khi khách hàng nói “cần lấy trong ngày”, xưởng cần biết tối thiểu sản phẩm cần làm, kích thước, số lượng, vật liệu, file thiết kế và các yêu cầu gia công.
Đối với đơn gấp, cách an toàn là gửi đầy đủ thông tin và yêu cầu đơn vị in xác nhận lại thời gian có thể giao thành phẩm.
Không nên chỉ lựa chọn dựa trên một câu quảng cáo “lấy liền” mà chưa xác định rõ quy cách.
5. Khả năng gia công sau in có đáp ứng sản phẩm hay không?
In xong chưa có nghĩa là sản phẩm đã hoàn thiện.
Tùy từng loại ấn phẩm, khách hàng có thể cần thêm các công đoạn như cán màng, cấn, gấp, bo góc, bế theo hình, khoan lỗ, đóng ghim hoặc những hình thức hoàn thiện khác.
Nếu khâu in nhanh nhưng gia công bị chậm, tổng tiến độ đơn hàng vẫn bị ảnh hưởng.
Do đó, ngay khi gửi yêu cầu, shop và doanh nghiệp nên liệt kê đầy đủ các công đoạn cần thiết thay vì chỉ gửi file rồi yêu cầu báo giá phần in.
Điều này cũng giúp việc so sánh báo giá giữa các đơn vị chính xác hơn, vì mức giá thấp hơn ban đầu chưa chắc đã bao gồm toàn bộ phần hoàn thiện.
6. Nên ưu tiên xưởng có quy trình trao đổi rõ ràng
Với đơn hàng cần xử lý nhanh, tốc độ phản hồi giữa khách hàng và xưởng rất quan trọng.
Một quy trình đơn giản có thể gồm: gửi file và yêu cầu → kiểm tra quy cách → chốt báo giá → xác nhận mẫu hoặc nội dung → sản xuất → gia công → nhận hàng.
Khách hàng nên chuẩn bị trước những thông tin sau:
- Sản phẩm cần in.
- Kích thước thành phẩm.
- Số lượng.
- In một mặt hay hai mặt.
- Loại giấy hoặc vật liệu mong muốn.
- Gia công sau in.
- Thời điểm cần nhận.
- File thiết kế hiện có.
Khi thông tin đầu vào đầy đủ, cả hai bên sẽ giảm đáng kể thời gian hỏi đi hỏi lại.
Đây là điểm đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp thường xuyên đặt catalogue, brochure, namecard, voucher, tem nhãn hoặc các ấn phẩm phục vụ sự kiện.
7. Xưởng nên có năng lực phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp
Tiêu chí cuối cùng là xem năng lực của xưởng có phù hợp với loại đơn hàng mà doanh nghiệp thường xuyên sử dụng hay không.
Nếu nhu cầu chính là các đơn hàng ngắn, nhiều mẫu thiết kế hoặc cần xử lý linh hoạt, công nghệ in kỹ thuật số là một phương án đáng cân nhắc.
Chẳng hạn, In Nhanh Phước Lộc Thọ hiện vận hành xưởng tại Tân Phú, TP.HCM và giới thiệu hệ thống in kỹ thuật số HP Indigo cho các nhóm sản phẩm như tem nhãn, hộp giấy, namecard, brochure và những ấn phẩm số lượng ít. Website của đơn vị cũng công bố quy trình gửi file, kiểm tra trước khi sản xuất và xử lý các nhu cầu cần tiến độ nhanh.
Với doanh nghiệp, điều quan trọng không phải là chọn xưởng có danh sách dịch vụ dài nhất mà là tìm được đơn vị phù hợp với những sản phẩm mình thực sự cần.
Chuẩn bị kỹ trước khi gửi file giúp đơn hàng nhanh hơn
“In nhanh” không đơn thuần là đưa file vào máy và chờ lấy sản phẩm.
Một đơn hàng được xử lý hiệu quả thường bắt đầu từ việc chuẩn bị đúng thông tin: file thiết kế, kích thước, số lượng, vật liệu, yêu cầu gia công và thời điểm cần nhận.
Khi lựa chọn xưởng, shop và doanh nghiệp nên đánh giá đồng thời khả năng kiểm tra file, sản xuất số lượng ít, vật liệu, tiến độ, gia công và cách phối hợp trong quá trình thực hiện.
Chọn đúng ngay từ đầu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế việc phải chỉnh sửa hoặc sản xuất lại khi thời hạn giao hàng đã đến gần.
